Notifications par e-mail pour les messages hors ligne

 

Si un client vous écrit alors que vous êtes hors ligne, vous pouvez définir une notification à envoyer à votre adresse e-mail.

Lorsqu’elle est activée, les notifications par e-mail pour les messages hors ligne sont envoyées par défaut à toutes les adresses e-mail des agents actifs sur le compte.

NoteComme l’intégration e-mail est déjà disponible dans la nouvelle version de Smartsupp, les messages hors ligne sont désormais toujours envoyés à l’adresse e-mail de l’agent. Chaque agent peut modifier son adresse e-mail de destination dans son profil ici. La nouvelle adresse e-mail de destination sera également l’e-mail de connexion à Smartsupp.

Comment activer/désactiver les notifications par courrier électronique pour les messages hors ligne ?

Si vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail pour les messages hors ligne, assurez-vous de les activer dans les paramètres → Notifications (1)Notification email (2). Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par courrier électronique, vous pouvez désactiver cette option sur la même page.

smartsupp notification

Pourquoi ne reçois-je pas les notifications par courrier électronique pour les messages hors ligne ?

Les causes possibles de ce problème sont les suivantes :

  • Vous n’avez pas activé les notifications – suivez le manuel ci-dessus pour les activer.
  • Vous n’étiez pas vraiment hors ligne – vérifiez si vous êtes vraiment hors ligne sur tous les appareils (y compris l’application mobile).
  • Vous êtes revenu en ligne trop rapidement – il faut environ 2 minutes pour que le message hors ligne arrive dans votre boîte de réception. Si vous étiez hors ligne lorsque le client vous a écrit, mais que vous êtes revenu en ligne moins de deux minutes plus tard, vous ne recevrez pas de notification par courrier électronique.
  • Vous avez ouvert le message dans le tableau de bord – si vous êtes hors ligne, mais que vous ouvrez le message dans le tableau de bord Smartsupp juste après l’avoir reçu, vous ne recevrez pas la notification par e-mail.
  • Un autre agent est en ligne – si vous êtes hors ligne, mais qu’un autre agent de votre équipe (votre groupe, si vous utilisez le pack Pro) est en ligne, le chat box est toujours en ligne et vous ne recevrez pas la notification hors ligne.
  • Ils sont allés dans le dossier « spam » – vérifiez le dossier « spam » dans votre boîte de réception.
  • Votre boîte de réception est pleine – vous devrez supprimer certains messages dans votre boîte de réception pour faire de la place.
  • Vous ne vérifiez pas le bon e-mailvérifiez si vous avez la bonne adresse dans le profil de l’agent ici
  • Votre serveur de courrier électronique bloque notre domaine – demandez à votre responsable informatique de vérifier si votre serveur de courrier électronique bloque des domaines et si oui, vérifiez si notre domaine (xzy@mg.smartsupp.com ou smartsupp.email) n’est pas bloqué.

Pourquoi ne reçois-je pas les notifications par courrier électronique pour les conversations manquées ?

Les causes possibles de ce problème sont les suivantes :

  • Vous n’avez pas activé les notifications – suivez le manuel ci-dessus pour les activer.
  • Vous n’étiez pas en ligne – vérifiez si vous êtes vraiment en ligne sur tous les appareils (y compris l’application mobile).
  • Vous avez ouvert le message dans le tableau de bord et rejoint la conversation – si vous êtes en ligne, mais que vous rejoignez la conversation après l’avoir reçue, la conversation passera de « Non servi » à « Mien » et sera donc considérée comme servie. Dans ce cas, vous ne recevrez pas la notification par courrier électronique.
  • Ils sont passés dans la catégorie « spam » – vérifiez le dossier « spam » dans votre boîte de réception.
  • Votre boîte de réception est pleine – vous devrez supprimer certains messages dans votre boîte de réception pour faire de la place.
  • Vous ne vérifiez pas la bonne adresse e-mail – vérifiez si vous avez la bonne adresse dans le profil de l’agent ici.
  • Votre serveur de courrier électronique bloque notre domaine – demandez à votre responsable informatique de vérifier si votre serveur de courrier électronique bloque des domaines et, si oui, vérifiez si notre domaine (xzy@mg.smartsupp.com ou smartsupp.email) n’est pas bloqué.

Les messages hors ligne peuvent-ils être envoyés à une autre adresse e-mail ?

Oui, il y a deux façons de configurer une e-mail différente pour les messages hors ligne :

  1. Changez votre adresse e-mail dans le profil : Une fois que vous l’aurez changée, les messages hors ligne seront envoyés à cette nouvelle adresse. Si vous avez plusieurs agents et que vous souhaitez recevoir les messages hors ligne à une adresse électronique générale (par exemple info@yourcompany.com), l’un de vos agents peut changer son adresse électronique pour cette adresse e-mail. Par la suite, tous les messages hors ligne seront reçus à cette adresse e-mail générale. Vous pouvez changer l’adresse e-mail ici.
  2. Rediriger les courriels : Vous pouvez configurer une redirection des messages hors ligne de votre courriel Smartsupp vers un autre courriel. Si vous souhaitez recevoir les messages hors ligne vers un courriel général (par exemple info@yourcompany.com), il vous suffit de configurer la redirection des messages hors ligne vers le courriel général (la configuration dépend de votre client de messagerie).

 


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